Gestion administrative d'une TPE-PME : s'organiser sans s'y noyer
Dirigeant de TPE-PME, vous gérez souvent vous-même une grande partie de la gestion administrative de votre entreprise. Factures, contrats, documents sociaux, échéances, fournisseurs et classement viennent rapidement s’ajouter à votre métier.
L’enjeu n’est pas de tout faire vous-même. Il consiste à mettre en place une organisation administrative simple, fiable et adaptée à votre entreprise.
Mais que faut-il réellement gérer ? Comment classer les différentes tâches ? Et surtout, comment éviter que l’administratif prenne le dessus sur votre activité ?
Voici un panorama concret pour reprendre la main sur votre organisation.
Gestion administrative : de quoi parle-t-on quand on dirige une entreprise ?
La gestion administrative regroupe l’ensemble des tâches qui permettent à l’entreprise de fonctionner, de respecter ses obligations et de conserver les bonnes informations.
Elle ne se limite donc pas au classement des factures ou au traitement des courriers.
Dans une petite entreprise, elle touche plusieurs domaines :
la gestion commerciale ;
la facturation et les encaissements ;
les achats et les fournisseurs ;
les ressources humaines ;
les relations avec les organismes extérieurs ;
les contrats et assurances ;
la gestion documentaire ;
les échéances administratives ;
le suivi de certains indicateurs ;
la transmission des informations au cabinet comptable.
La gestion administrative des entreprises est donc directement liée au pilotage de l’activité.
Une information manquante peut ralentir une décision.
Une facture oubliée peut retarder un encaissement.
Un document mal classé peut faire perdre du temps lorsqu’il faut le retrouver.
Une échéance non anticipée peut également mettre le dirigeant en difficulté.
La première étape consiste donc à identifier clairement ce qui relève de votre administratif.
Cartographiez vos tâches administratives
Prenez une feuille ou un tableau.
Listez toutes les tâches administratives réalisées dans votre entreprise.
Classez-les ensuite par grandes familles :
Domaine | Exemples de tâches |
|---|---|
Clients | Devis, commandes, contrats, factures, relances |
Fournisseurs | Commandes, factures, règlements, contrats |
Banque | Relevés, justificatifs, rapprochements, échanges |
Comptabilité | Transmission des pièces, préparation des éléments |
Ressources humaines | Embauches, contrats, absences, congés, variables de paie |
Juridique | Contrats, assurances, documents liés à la société |
Organisation | Classement, archivage, procédures, échéances |
Pilotage | Trésorerie, impayés, activité, tableaux de bord |
Cette cartographie permet déjà de rendre visible ce qui reste souvent dans la tête du dirigeant.
Elle permet aussi de repérer les tâches oubliées, doublonnées ou réalisées dans l’urgence.
Pour vérifier certaines démarches, consultez régulièrement les obligations administratives des entreprises.
Les obligations sociales : ce qui tombe à chaque embauche et chaque mois
Dès que votre entreprise emploie des salariés, une nouvelle catégorie de gestion administrative apparaît.
L’embauche déclenche plusieurs formalités.
Le suivi du salarié en génère ensuite d’autres tout au long de la relation de travail.
Les obligations précises dépendent de votre situation, de votre effectif, de votre convention collective et du contrat concerné [à vérifier sur la source officielle].
Organisez l’administratif avant l’arrivée du salarié
L’erreur fréquente consiste à commencer les démarches au dernier moment.
Mieux vaut disposer d’une check-list d’embauche commune à chaque recrutement.
Elle peut notamment prévoir :
les informations nécessaires à la préparation du contrat ;
les formalités liées à l’embauche ;
les documents à remettre au salarié ;
l’inscription dans les registres concernés ;
les démarches liées à la santé au travail ;
les éléments nécessaires à la paie ;
les accès, équipements et outils ;
les documents nécessaires à l’intégration.
Les délais et formalités applicables doivent être vérifiés selon la situation [à vérifier sur la source officielle].
Cette check-list sécurise votre organisation.
Elle facilite également la délégation.
Une autre personne peut reprendre le dossier sans devoir demander au dirigeant où en est chaque démarche.
Créez un rythme administratif mensuel
La gestion sociale ne s’arrête pas après l’embauche.
Chaque mois, plusieurs informations peuvent devoir être collectées ou transmises.
Vous pouvez notamment avoir à suivre :
les heures réalisées ;
les absences ;
les congés ;
les arrêts de travail ;
les primes ;
les éléments variables de rémunération ;
les entrées et sorties ;
les documents liés aux salariés.
Votre cabinet comptable ou votre gestionnaire de paie a également besoin d’informations fiables.
Fixez une date interne de collecte.
Identifiez la personne responsable.
Centralisez les éléments dans un espace défini.
Vous évitez ainsi les informations envoyées par SMS, mail, papier et message oral au même moment.
Pensez aussi aux dépenses professionnelles
Les déplacements et achats réalisés par les collaborateurs doivent également être organisés.
Définissez une règle commune pour les justificatifs, les validations et les remboursements.
Vous pouvez approfondir ce sujet avec notre article sur les règles des notes de frais.
Une règle simple et connue évite de nombreuses questions récurrentes.
Facturation et encaissement : le nerf de la trésorerie
Une prestation réalisée ne signifie pas qu’elle est encaissée.
Entre les deux, plusieurs étapes doivent fonctionner correctement.
Il faut établir la facture.
Il faut l’envoyer.
Il faut suivre son échéance.
Il faut vérifier son règlement.
Il faut parfois relancer le client.
Une bonne gestion administrative doit donc intégrer un processus complet de facturation.
Sécurisez votre circuit de facturation
Posez-vous quelques questions simples.
Qui déclenche la facture ?
À quel moment est-elle créée ?
Qui vérifie les informations ?
Comment est-elle envoyée ?
Où est-elle classée ?
Comment son règlement est-il suivi ?
Qui effectue les relances ?
Ces questions paraissent basiques.
Pourtant, une organisation imprécise crée rapidement des oublis.
Formalisez votre circuit.
Par exemple :
Prestation terminée > validation > facturation > envoi > suivi de l’échéance > encaissement > classement.
Le processus doit être compréhensible par une personne extérieure à votre quotidien.
Vérifiez le contenu de vos factures
Une facture doit comporter plusieurs informations obligatoires.
Ces mentions varient selon les situations et la réglementation applicable [à vérifier sur la source officielle].
Retrouvez notre point complet sur les mentions obligatoires d'une facture.
Vous pouvez également consulter les informations officielles des entreprises pour suivre les évolutions réglementaires.
Ne confondez pas chiffre d’affaires facturé et argent disponible
Votre suivi administratif doit distinguer plusieurs informations :
les devis en attente ;
les commandes validées ;
les prestations réalisées ;
les factures émises ;
les factures arrivant à échéance ;
les factures réglées ;
les factures en retard.
Vous obtenez alors une vision plus utile de votre activité.
Un tableau simple peut suffire.
Il doit surtout être tenu régulièrement.
Bpifrance Création rappelle qu’un tableau de bord doit rester lisible et adapté à l’activité pour réellement servir au pilotage.
Vous trouverez également les fiches pratiques pour piloter son entreprise sur le site de Bpifrance Création.
Anticipez la facturation électronique
La facturation électronique modifie progressivement les habitudes administratives des entreprises.
Les obligations et leur calendrier dépendent de la situation de l’entreprise [à vérifier sur la source officielle].
Ne considérez pas ce sujet comme une simple modification du format des factures.
Il concerne aussi votre circuit de réception, d’émission, de traitement et de classement.
Pour préparer votre organisation, consultez notre article consacré à la facturation électronique.
Documents et archivage : savoir quoi garder, et combien de temps
Vous avez probablement déjà connu cette situation.
Vous cherchez un contrat.
Vous pensez qu’il est dans vos mails.
Puis dans un dossier partagé.
Puis dans une armoire.
Finalement, vous demandez à quelqu’un de vous le renvoyer.
Le problème n’est pas toujours le volume de documents.
Il vient souvent de l’absence de règle commune.
Construisez une arborescence simple
Votre classement numérique doit être compréhensible immédiatement.
Vous pouvez organiser vos dossiers autour de quelques grandes catégories :
01 Clients
02 Fournisseurs
03 Comptabilité
04 Banque
05 Ressources humaines
06 Contrats et assurances
07 Juridique
08 Organisation interne
Ajoutez ensuite des sous-dossiers adaptés à votre activité.
Évitez de créer trop de niveaux.
L’objectif reste de retrouver rapidement l’information.
Définissez une règle de nommage
Un même document ne devrait pas s’appeler :
« facture finale »
puis :
« facture nouvelle »
puis :
« facture finale V2 vraiment définitive ».
Définissez une convention.
Par exemple : [année]-[mois]-[type de document]-[client ou fournisseur]-[objet]
Adaptez naturellement cette règle à votre fonctionnement.
Le plus important reste sa constance.
Déterminez les durées de conservation
Tous les documents ne sont pas conservés pendant la même durée.
Les règles varient selon leur nature.
Les documents commerciaux, comptables, fiscaux, sociaux ou liés au personnel répondent à des obligations différentes.
Retrouvez notre synthèse sur les durées de conservation des documents.
Vérifiez toujours les durées applicables à votre situation [à vérifier sur la source officielle].
Papier ou numérique ?
La question n’est plus seulement de choisir entre une armoire et un ordinateur.
Vous devez réfléchir à votre système documentaire dans son ensemble.
Où arrive le document ?
Qui le traite ?
Où est-il enregistré ?
Qui peut y accéder ?
Comment est-il sauvegardé ?
Quand peut-il être supprimé ?
La dématérialisation peut faciliter le classement et la recherche lorsque l’organisation est correctement définie. France Num présente notamment différentes ressources consacrées à la gestion électronique des documents pour les TPE-PME.
Consultez les ressources pour numériser sa petite entreprise et notre guide pour dématérialiser vos documents.
Ne numérisez pas votre désorganisation.
Définissez d’abord vos règles.
Choisissez ensuite vos outils.
Organisation du temps : arbitrer quand tout paraît urgent
L’administratif possède une particularité redoutable.
Il se glisse partout.
Vous ouvrez votre messagerie pour répondre à un client.
Vous découvrez une facture fournisseur.
Puis une demande du cabinet comptable.
Puis un document salarié.
Une heure plus tard, votre tâche initiale n’a pas avancé.
La solution consiste à sortir d’une organisation uniquement basée sur les sollicitations.
Regroupez les tâches similaires
Évitez de traiter chaque tâche dès son arrivée.
Regroupez certaines actions.
Par exemple :
traitement des factures fournisseurs ;
facturation clients ;
relances ;
classement ;
préparation des éléments de paie ;
suivi des échéances ;
mise à jour des tableaux de bord.
Vous réduisez les changements permanents de sujet.
Vous gagnez également en visibilité.
Planifiez des rendez-vous avec votre administratif
Votre agenda contient probablement des rendez-vous clients.
Pourquoi l’administratif devrait-il rester dans les espaces libres ?
Bloquez des créneaux dédiés.
La fréquence dépendra de votre activité.
Certaines tâches nécessitent un suivi fréquent.
D’autres peuvent être regroupées.
L’objectif consiste à passer d’un administratif subi à un administratif planifié.
Distinguez urgence et importance
Tout ce qui arrive dans votre boîte mail n’est pas urgent.
Tout ce qui est urgent n’a pas la même importance.
Pour arbitrer, vous pouvez utiliser la matrice d'Eisenhower.
Classez vos tâches selon quatre catégories :
important et urgent ;
important mais non urgent ;
urgent mais moins important ;
ni urgent ni important.
Cette méthode aide particulièrement les dirigeants qui accumulent de nombreuses petites sollicitations.
Votre organisation administrative doit protéger du temps pour les tâches importantes avant qu’elles deviennent urgentes.
Procédures internes : transformer l'habitude en écrit partageable
Dans beaucoup de petites entreprises, l’organisation repose sur la mémoire.
« Je sais comment faire. »
« Demande à Sophie. »
« On fait toujours comme ça. »
Ce fonctionnement peut tenir longtemps.
Il devient fragile dès qu’une personne est absente, quitte l’entreprise ou doit déléguer.
Une procédure n’a pas besoin de faire dix pages
Commencez simplement.
Pour chaque tâche récurrente, précisez :
Qui réalise la tâche ?
Quand faut-il la réaliser ?
Quelles informations sont nécessaires ?
Quelles sont les étapes ?
Quel outil utiliser ?
Où enregistrer le résultat ?
Qui valide si nécessaire ?
Une page peut parfois suffire.
Vous pouvez aussi utiliser une check-list, un tableau ou une capture d’écran commentée.
Commencez par les tâches qui dépendent d’une seule personne
Posez-vous cette question :
Si cette personne est absente demain, quelles tâches ne pourront plus être réalisées correctement ?
Vous identifierez rapidement vos priorités.
Documentez d’abord ces processus.
Vous pouvez commencer par :
établir une facture ;
créer un nouveau client ;
enregistrer une facture fournisseur ;
préparer les éléments de paie ;
accueillir un salarié ;
suivre un impayé ;
commander du matériel ;
classer un contrat.
Pour aller plus loin, découvrez comment formaliser vos procédures internes.
Une procédure utile n’est pas celle qui décrit parfaitement votre entreprise.
C’est celle que quelqu’un peut réellement utiliser.
Par où commencer : votre plan des quatre prochaines semaines
Vous n’avez pas besoin de réorganiser toute votre entreprise lundi matin.
Avancez progressivement.
Semaine 1 : faire l’état des lieux
Listez vos tâches administratives récurrentes.
Classez-les par domaine.
Identifiez qui réalise chaque tâche.
Notez leur fréquence.
Repérez les échéances.
Identifiez également les tâches qui reposent uniquement sur votre mémoire.
À la fin de cette première semaine, vous devez savoir ce que vous gérez réellement.
Semaine 2 : remettre de l’ordre dans les documents
Choisissez une arborescence commune.
Supprimez les doublons inutiles lorsque cela est possible.
Définissez votre règle de nommage.
Centralisez les documents dans les espaces adaptés.
Vérifiez les droits d’accès.
Identifiez les documents qui doivent encore être conservés [à vérifier sur la source officielle].
Votre objectif n’est pas de tout ranger parfaitement.
Vous devez surtout créer une règle qui pourra continuer à fonctionner.
Semaine 3 : sécuriser les échéances et les tâches récurrentes
Créez un calendrier administratif.
Ajoutez les échéances connues.
Identifiez les tâches hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles selon votre situation.
Attribuez un responsable.
Ajoutez une alerte lorsque cela est pertinent.
Créez ensuite vos premières check-lists.
Commencez par les opérations qui génèrent le plus d’oublis ou de questions.
Semaine 4 : construire votre tableau de pilotage
Choisissez quelques informations réellement utiles à votre activité.
Vous pouvez suivre, selon vos besoins :
les factures à établir ;
les factures à encaisser ;
les impayés ;
les devis en attente ;
les échéances fournisseurs ;
les documents manquants ;
les échéances administratives ;
les mouvements de personnel ;
les actions à transmettre au cabinet comptable.
N’ajoutez pas un indicateur uniquement parce qu’il semble intéressant.
Demandez-vous plutôt :
Quelle décision vais-je prendre grâce à cette information ?
Si vous n’avez pas de réponse, l’indicateur mérite probablement d’être simplifié ou supprimé.
Une bonne gestion administrative doit servir votre entreprise
La gestion administrative ne devrait pas être une accumulation de tâches réalisées entre deux rendez-vous.
Elle doit soutenir le fonctionnement et le pilotage de votre entreprise.
Une organisation claire vous aide à savoir ce qui doit être fait, quand et par qui.
Elle facilite également la transmission des informations.
Commencez par cartographier vos tâches.
Structurez ensuite vos documents.
Planifiez les échéances.
Formalisez les processus récurrents.
Puis construisez quelques outils de suivi réellement utiles.
Vous n’avez pas besoin d’une organisation complexe.
Vous avez besoin d’une organisation que vous et votre équipe pourrez réellement utiliser.
Chez Form'Activ & Sens, nous accompagnons les dirigeants de TPE-PME pour structurer leur organisation, clarifier leurs pratiques et mettre en place des outils adaptés à leur fonctionnement.
Découvrez notre accompagnement organisation et efficacité.
Vous souhaitez faire le point sur votre organisation actuelle et identifier vos priorités ?
Vous pouvez directement prendre contact avec Form'Activ & Sens.
