GEPP (ex-GPEC) : anticiper les compétences dont vous aurez besoin
Et si demain, votre salarié le plus expérimenté quittait l'entreprise ? Certaines compétences, parfois détenues par une seule personne, pourraient disparaître avec lui. La GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) permet d'anticiper ces situations, de préparer les évolutions de vos métiers et de sécuriser votre organisation.
De la GPEC à la GEPP : ce que le changement de nom veut dire
GPEC et GEPP : quelle différence ?
Pendant longtemps, les entreprises ont parlé de GPEC, pour Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
Cette démarche consistait à anticiper les évolutions des métiers et à adapter les compétences des salariés aux besoins futurs.
Aujourd'hui, le terme GEPP, Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, met davantage l'accent sur les parcours des collaborateurs.
L'objectif reste d'anticiper les besoins de l'entreprise. Mais la démarche intègre aussi les perspectives d'évolution professionnelle des salariés.
Concrètement, la GEPP permet de répondre à plusieurs questions :
Quelles compétences possédons-nous aujourd'hui ?
Quelles compétences risquons-nous de perdre ?
Quels métiers vont évoluer dans notre entreprise ?
Quels salariés pourraient développer de nouvelles responsabilités ?
Devons-nous former, recruter ou réorganiser certaines missions ?
La GEPP ne consiste donc pas uniquement à prévoir les besoins en personnel.
Elle vise également à accompagner les collaborateurs dans l'évolution de leurs compétences et de leur parcours professionnel.
La GEPP est-elle obligatoire dans une TPE-PME ?
La réglementation prévoit des obligations de négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels pour certaines entreprises.
Leur application dépend notamment de l'effectif, de l'organisation de l'entreprise et des dispositions collectives applicables.
Les seuils, périodicités et délais doivent être vérifiés sur legifrance.gouv.fr.
Votre convention collective ou un accord de branche peut également prévoir des dispositions propres en matière de gestion des emplois et des parcours.
Pour une petite entreprise non soumise à une obligation de négociation, mettre en place une démarche GEPP reste un choix de gestion pertinent.
Vous n'avez pas besoin de reproduire les dispositifs des grandes entreprises.
Un tableau de suivi, des échanges réguliers et quelques décisions concrètes peuvent suffire pour démarrer.
Pour approfondir le cadre général, consultez le dossier du ministère du Travail sur la GEPP.
Pourquoi une TPE-PME a plus besoin de GEPP qu'un grand groupe
Des compétences parfois concentrées sur une seule personne
Dans une petite entreprise, chaque collaborateur peut occuper une place déterminante dans le fonctionnement quotidien.
Un salarié connaît parfaitement un logiciel. Un autre maîtrise la relation avec les fournisseurs. Un troisième possède un savoir-faire technique difficile à remplacer.
Ces compétences ne sont pas toujours formalisées.
Elles reposent souvent sur l'expérience, les habitudes de travail et la transmission informelle.
Le risque apparaît lorsqu'un salarié s'absente durablement, change de poste ou quitte l'entreprise.
Certaines missions deviennent alors difficiles à assurer.
Exemple : dans une PME, une assistante administrative gère seule la facturation, les commandes et plusieurs procédures internes.
Si elle quitte l'entreprise, qui pourra reprendre ses missions ?
Une démarche GEPP permet d'identifier cette dépendance avant qu'elle ne devienne problématique.
Anticiper plutôt que recruter dans l'urgence
Lorsqu'un départ survient, le dirigeant doit souvent réagir rapidement.
Il recherche un remplaçant, organise la transmission des dossiers et tente de maintenir l'activité.
Cette situation peut générer des tensions dans les équipes.
La GEPP permet de préparer certaines transitions en amont.
Vous pouvez identifier un salarié capable d'évoluer, organiser une formation ou prévoir un recrutement.
L'objectif n'est pas de prédire tous les changements.
Il s'agit de limiter les situations où l'entreprise découvre trop tard qu'une compétence lui manque.
Une démarche adaptée aux moyens des petites entreprises
La GEPP souffre parfois d'une image complexe.
On l'associe à des référentiels détaillés, des logiciels RH et des tableaux difficiles à maintenir.
Pourtant, une TPE-PME peut adopter une approche beaucoup plus simple.
La méthode repose sur trois étapes :
Identifier les compétences présentes.
Anticiper les besoins futurs.
Organiser les actions nécessaires.
Vous pouvez commencer avec un fichier Excel et quelques échanges avec vos collaborateurs.
Cette démarche s'intègre naturellement à la gestion quotidienne de votre entreprise.
Elle complète les pratiques présentées dans le guide de la gestion des ressources humaines en TPE-PME.
Étape 1 : cartographier les compétences que vous avez déjà
Identifiez les métiers et les missions
Avant d'anticiper les compétences futures, commencez par observer votre organisation actuelle.
Quels sont les métiers présents dans votre entreprise ?
Quelles missions sont réellement réalisées ?
Qui maîtrise quelles compétences ?
Les fiches de poste constituent un premier support.
Mais elles ne reflètent pas toujours la réalité du terrain.
Un salarié peut avoir développé des compétences qui ne figurent pas dans sa fiche de poste.
Un autre peut assurer des missions supplémentaires depuis plusieurs années.
Prenez donc le temps d'échanger avec les personnes concernées.
Construisez une cartographie simple des compétences
La cartographie des compétences permet de visualiser les savoir-faire disponibles dans l'entreprise.
Elle peut être construite dans un tableur, sans logiciel spécialisé.
Voici un exemple fictif pour une petite entreprise de services.
Vous pouvez utiliser une échelle qualitative simple :
Non maîtrisé : le salarié ne réalise pas encore cette activité.
En apprentissage : il réalise certaines tâches avec accompagnement.
Autonome : il réalise l'activité sans assistance habituelle.
Référent : il maîtrise l'activité et peut accompagner ses collègues.
Cette grille doit être adaptée aux métiers de votre entreprise.
Elle permet notamment de repérer les compétences détenues par une seule personne.
Repérez les compétences à sécuriser
Une fois votre tableau complété, identifiez les situations qui méritent votre attention.
Certaines compétences sont-elles concentrées sur un seul salarié ?
Disposez-vous de personnes capables d'assurer un remplacement ?
Des collaborateurs souhaitent-ils évoluer vers de nouvelles fonctions ?
Certaines compétences sont-elles insuffisamment maîtrisées ?
Vous pouvez ajouter une colonne « Risque identifié » dans votre tableau.
Par exemple :
Compétence : gestion des plannings.
Constat : une seule personne maîtrise entièrement l'organisation.
Risque : difficulté à assurer la continuité en cas d'absence.
Action envisagée : former un second collaborateur et documenter la procédure.
La cartographie devient ainsi un véritable outil d'aide à la décision.
Étape 2 : projeter vos besoins à deux ou trois ans
Anticipez les évolutions de votre activité
Une fois les compétences actuelles identifiées, intéressez-vous aux besoins futurs.
Votre entreprise prévoit-elle de développer une nouvelle activité ?
Souhaitez-vous intégrer de nouveaux outils numériques ?
Certains salariés pourraient-ils partir à la retraite ?
Envisagez-vous de recruter ou de réorganiser une équipe ?
Ces questions permettent d'identifier les compétences à développer.
Vous pouvez travailler sur un horizon de deux ou trois ans, puis ajuster vos prévisions.
L'objectif n'est pas de construire un scénario figé.
Il s'agit de disposer d'une vision suffisamment claire pour préparer vos décisions.
Identifiez les métiers qui évoluent
Les transformations ne concernent pas uniquement les grandes entreprises.
Dans une TPE-PME, un nouvel outil ou une évolution de l'activité peut modifier plusieurs postes.
Prenons l'exemple d'une entreprise commerciale.
Le développement des ventes en ligne peut nécessiter de nouvelles compétences :
Gestion des commandes numériques.
Relation client à distance.
Utilisation d'outils de suivi commercial.
Communication digitale.
Analyse des besoins clients.
Vous pouvez également consulter des ressources externes pour identifier les évolutions de votre secteur.
Par exemple, l'enquête Besoins en main-d'œuvre de France Travail apporte des informations sur les projets de recrutement des employeurs.
Le répertoire national des certifications professionnelles de France Compétences permet d'explorer les certifications et les compétences associées.
Ces ressources complètent votre connaissance du terrain.
Comparez les compétences actuelles et futures
Vous disposez maintenant de deux informations :
Les compétences présentes dans votre entreprise.
Les compétences dont vous pourriez avoir besoin demain.
Il reste à mesurer les écarts.
Ajoutez quelques colonnes à votre tableau :
Compétence | Situation actuelle | Besoin futur | Action envisagée |
|---|---|---|---|
Management | Un salarié autonome | Deux relais managériaux | Formation |
Outils numériques | Maîtrise partielle | Autonomie de l'équipe | Formation interne |
Développement commercial | Compétence insuffisante | Nouvelle activité | Recrutement |
Gestion administrative | Une personne référente | Continuité assurée | Transmission |
Ce tableau permet de hiérarchiser les besoins.
Vous pouvez également ajouter un responsable, une échéance prévisionnelle et un statut d'avancement.
Votre GEPP commence alors à prendre une dimension opérationnelle.
Étape 3 : combler l'écart par la formation ou par le recrutement
Développer les compétences présentes
Lorsqu'une compétence manque, le recrutement n'est pas toujours la première solution.
Un collaborateur peut déjà posséder les bases nécessaires pour évoluer.
La formation permet alors de développer ses connaissances et ses pratiques professionnelles.
Vous pouvez envisager :
Une formation en management.
Un perfectionnement technique.
Une formation aux outils numériques.
Un accompagnement à la prise de responsabilités.
Une formation commerciale ou en communication.
La transmission interne constitue également une possibilité.
Un salarié expérimenté peut accompagner un collègue dans l'apprentissage de certaines missions.
Cette démarche doit être organisée pour permettre une progression réelle.
Les besoins identifiés peuvent ensuite alimenter votre plan de développement des compétences.
Vous pourrez consulter notre article « bâtir votre plan de développement des compétences » dès sa publication.
Recruter lorsque la compétence manque réellement
Certaines compétences ne peuvent pas être développées suffisamment rapidement en interne.
Dans ce cas, le recrutement peut constituer une réponse adaptée.
Mais avant de publier une offre, clarifiez votre besoin.
Quelles missions devra réaliser le futur collaborateur ?
Quelles compétences sont réellement nécessaires ?
Quelles aptitudes pourront être développées après son arrivée ?
Quels comportements professionnels favoriseront son intégration ?
Chez Form'Activ & Sens, nous accompagnons les entreprises dans leurs recrutements, depuis l'analyse du besoin jusqu'à la sélection des candidats.
Notre approche intègre notamment la méthode DISC comme outil complémentaire pour mieux comprendre les styles de communication et les comportements professionnels.
Elle ne remplace pas l'évaluation des compétences, des expériences et des critères liés au poste.
Organisez la transmission des savoir-faire
Former et recruter ne sont pas les seules réponses possibles.
Vous pouvez également sécuriser les compétences déjà présentes.
Pour cela, plusieurs actions sont envisageables :
Formaliser les procédures de travail.
Organiser des temps de transmission.
Mettre en place un tutorat.
Développer la polyvalence.
Préparer les évolutions de poste.
L'objectif est d'éviter qu'une compétence disparaisse avec le départ de son détenteur.
Cette approche contribue également à valoriser l'expérience des salariés.
Faire vivre la démarche GEPP avec vos entretiens
Utilisez les entretiens comme source d'information
Une GEPP ne doit pas être construite uniquement par le dirigeant.
Les salariés disposent d'informations précieuses sur leurs missions, leurs compétences et leurs souhaits d'évolution.
Les entretiens de parcours professionnel permettent notamment d'aborder ces sujets.
Ils constituent une occasion d'identifier les besoins de formation et les perspectives professionnelles.
Les entretiens annuels d'évaluation, lorsqu'ils existent, peuvent également apporter des informations complémentaires.
Pour structurer ces échanges, consultez notre article sur mener l'entretien professionnel obligatoire.
Transformez les échanges en décisions
Après chaque entretien, prenez le temps d'analyser les informations recueillies.
Un salarié souhaite évoluer vers une fonction d'encadrement ?
Vérifiez les compétences nécessaires et les possibilités offertes par votre organisation.
Un collaborateur exprime des difficultés avec un nouvel outil ?
Évaluez son besoin d'accompagnement.
Un départ est envisagé ?
Préparez la transmission des missions concernées.
Ces informations peuvent alimenter directement votre cartographie.
Actualisez votre tableau régulièrement
Une démarche GEPP n'a pas besoin de mobiliser des réunions interminables.
Vous pouvez prévoir des points de suivi adaptés au fonctionnement de votre entreprise.
L'objectif est de vérifier :
Les compétences nouvellement acquises.
Les formations réalisées.
Les besoins apparus depuis le dernier point.
Les recrutements à anticiper.
Les actions restant à engager.
Votre tableau devient un support de pilotage vivant.
Les pièges qui font échouer une GEPP en petite entreprise
Vouloir construire un outil trop complexe
Le premier risque consiste à multiplier les tableaux, les indicateurs et les procédures.
Une démarche trop lourde sera difficile à maintenir.
Commencez par les métiers et les compétences qui influencent directement votre activité.
Vous pourrez enrichir votre cartographie progressivement.
Confondre compétence et intitulé de poste
Deux salariés occupant le même poste ne possèdent pas nécessairement les mêmes compétences.
À l'inverse, un collaborateur peut maîtriser des activités dépassant son périmètre habituel.
Observez donc les compétences réellement mobilisées.
Ne vous limitez pas aux intitulés inscrits dans les contrats ou les fiches de poste.
Construire la démarche sans les salariés
Une cartographie réalisée sans échange peut passer à côté de compétences importantes.
Elle peut également être perçue comme un outil d'évaluation individuelle.
Expliquez clairement l'objectif de la démarche.
Il s'agit d'anticiper les besoins et d'accompagner les parcours, pas de classer les personnes.
Identifier les besoins sans engager d'actions
Un tableau ne suffit pas à développer les compétences.
Chaque besoin prioritaire doit déboucher sur une décision.
Formation, recrutement, tutorat ou réorganisation : choisissez une réponse adaptée.
Définissez ensuite un responsable et une échéance prévisionnelle.
Ne jamais actualiser les informations
Les métiers, les équipes et les besoins évoluent.
Une cartographie qui n'est plus à jour perd progressivement son intérêt.
Prévoyez donc des moments de mise à jour compatibles avec votre organisation.
GEPP : faites de vos compétences un levier de développement
Anticiper les compétences ne doit pas être réservé aux grandes entreprises.
Dans une TPE-PME, la GEPP permet de mieux connaître les savoir-faire disponibles, de préparer les évolutions et de limiter les dépendances.
Vous n'avez pas besoin d'un service RH dédié pour commencer.
Une méthode simple, un tableau partagé avec les personnes habilitées et des décisions concrètes peuvent déjà faire avancer votre organisation.
Form'Activ & Sens vous accompagne dans votre démarche
Chez Form'Activ & Sens, nous accompagnons les dirigeants de TPE-PME qui souhaitent structurer leurs emplois et anticiper leurs besoins en compétences.
Notre accompagnement peut comprendre :
Un audit RH et compétences clés pour identifier les forces et les points de vigilance.
Une analyse des emplois, des missions et de l'organisation.
Une cartographie des compétences adaptée à votre activité.
L'identification des besoins de formation et de recrutement.
La construction d'outils RH simples et directement utilisables.
Implantés en Vendée, notamment à Aizenay et aux Sables-d'Olonne, nous privilégions une approche de terrain.
Notre objectif : vous aider à construire une organisation adaptée à vos ressources, à vos équipes et à vos projets.
Vous souhaitez anticiper les compétences dont votre entreprise aura besoin demain ?
Découvrez notre accompagnement organisation et structuration des emplois et échangeons sur votre situation.
Avec Form'Activ & Sens, transformez votre GEPP en actions concrètes pour votre entreprise.
